9.2 Revisar

La ficha Revisar tiene herramientas para no dejar pasar errores al documento y para, además, como su nombre indica, facilitar la revisión del mismo no necesariamente de errores, sino de contenido, sobre todo cuando dicho documento fue elaborado por más de una persona. Veamos sus herramientas.

9.2.1 Revisión e idioma

En el apartado 3.4 ya hablamos de las herramientas para revisar la ortografía y la gramática de un texto, por lo que, más que repetir el proceso, podemos añadir que en las secciones "Revisión" e "Idioma" de la ficha "Revisar" también encontramos una vía para consultar diccionarios y enciclopedias para definir el significado de alguna palabra, también tenemos a la mano un diccionario de sinónimos, un traductor a otros idiomas y un contador de palabras. Una verdadera maravilla. Cabe decir que el uso de estas funciones requiere de conexión a Internet.







(V9-06)

9.2.2 Comentarios al documento

Los comentarios al documento son como las notas al calce que alguna vez todos (o casi todos) hemos puesto en algún libro. La cantidad de cosas que podemos poner en un comentario no tiene límite, puede ser una frase para llamar la atención sobre la redacción, sobre el uso de las palabras, sobre la necesidad de extenderse en un tema o cualquier cosa que se le ocurra. Obviamente, si llenamos un documento (nuestro o de otras personas) de comentarios, después debe ser posible borrarlos y moverse entre ellos.

(v9-07)

9.2.3 Seguimiento

Si activamos el botón "Control de cambios" de esta sección, entonces Word irá generando un historial de todo lo que hagamos con el documento. Si, además, el documento es modificado en otras máquinas que, por ende, tienen identificado otro usuario, no sólo mostrará qué modificaciones ha sufrido, sino además, quién las ha realizado.
Por tanto, la sección "Seguimiento" será una panacea para usted cuando realice documentos en ambientes colaborativos.



(v9-08)

9.2.4 Cambios

Si se ha generado un historial de cambios con la sección "Seguimiento", entonces el responsable final del documento podrá revisarlo e incluso podrá revertir alguno de esos cambios. Los botones de esta sección nos permitirán, por tanto, ir revisando cada cambio para aceptarlo o rechazarlo.

(v9-09)


9.2.5 Comparar

Esta herramienta realiza exactamente lo que usted está pensando, el nombre lo ha dicho todo. Compara dos documentos y muestra las diferencias. Obviamente, tiene sentido comparar dos versiones de un mismo texto, no dos documentos que no tengan nada que ver entre sí y, por tanto, sean completamente distintos. Se trata pues de que haya párrafos comunes en los documentos a comparar pero resulten algunos con diferencias.

(v9-10)

9.2.6 Proteger

Finalmente, es posible que deseemos que terceras personas revisen el contenido del documento, pero que no necesitan realmente tomar decisión alguna respecto a su formato. Al revés, tal vez deseemos mandar el documento al área de diseño para su formateo, pero no queremos que le agreguen o quitan una sola coma. Una tercera opción es que deseamos mandar el documento a terceras personas para su lectura, pero no para su edición. Para cualquiera de estas tareas está la sección "Proteger", que permite configurar la protección a modificaciones al documento, definiendo no sólo los cambios posibles (contenido o formato), sino también a quiénes se les permite una cosa, la otra o ambas.

(v9-11)




10. Finalizando del documento

Finalizar la redacción de un documento es en realidad el penúltimo, y a veces el antepenúltimo paso, antes de su auténtica finalización. Después del punto final, usualmente es necesario ponerlo a consideración de otras personas, ya sea para su modificación o para su conocimiento, en cuyo caso debemos establecer criterios para los derechos de edición de terceros sobre el documento. En otras ocasiones, el contenido tiene que ser enviado a diversos destinatarios, ya sea impreso o por correo electrónico. A veces también es necesario disponerlo en otros formatos para publicarlo en Internet o para enviárselo a personas que tienen versiones anteriores del programa. Por tanto, como puede verse, hay varias tareas relacionadas con la finalización de un documento. Echemos un vistazo a las mismas.

10.1 Información

La opción de menú "Información", dentro del menú "Archivo" contiene diversas opciones relacionadas con el archivo del documento en sí, tales como las propiedades del documento (Autor, asunto, categoría, etcétera), su accesibilidad para la lectura y los permisos de terceras personas sobre el mismo.

10.1.1 Propiedades del documento

La opción "Propiedades" suele ser ignorada por la mayoría de los usuarios. Sin embargo, se trata de información añadida a los archivos de nuestros documentos que, bien utilizado, nos permitiría clasificarlos correctamente, sobre todo cuando se generan muchos documentos que, para efectos de consulta, pueden llegar a ser consultados por muchas personas, como el caso de los expedientes legales o médicos. Hay dos métodos para acceder y modificar las propiedades de un documento, veámoslos:

(V10-01)

10.1.2 Habilitar contenido

Habilitar contenido permite activar los macros que pueda tener el documento. Una macro puede definirse como un pequeño fragmento de código que compendia diversas órdenes. De hecho, se le llama "macro" en abreviatura a "macro-orden". En esta guía, el desarrollo de macros de Word no fue objeto de estudio, pero usted puede encontrar una introducción al tema en nuestra guía sobre Excel, particularmente en el capítulo 14:

http://www.guiasinmediatas.com/curso_excel2010/c14-1.html

Sin embargo, en lo que a este tema respecta, debemos decir que si usted recibe un documento de Word y éste contiene macros de los cuales usted ignora su existencia y su función, entonces no debe habilitar su contenido, pues puede tratarse de código dañino para su información. Lamentablemente, hay quien aprovecha la función de las macros para crear código malicioso. Por ello, de manera predeterminada, Word tiene desactivada la función de ejecución automática de macros.
Si, en cambio, usted tiene un documento con macros que desee se ejecuten, entonces debe usar este botón.

(v10-02)


10.1.3 Permisos (proteger el documento)

Claro que la mejor manera para evitar que la gente se entere de lo que no debe es impedirle el acceso a archivos  que no le incumben, aunque el problema es que eso es difícil en computadoras de uso colectivo, cosa nada rara en muchas oficinas. Para eso, Word puede proteger por completo un documento al cifrarlo con una contraseña, pero cuidado, si usted le pone una contraseña a algún documento y luego la olvida, no podrá volver a acceder a él y, entonces sí, su contenido, por muy revelador que sea, no volverá a causar sensación en nadie.

(v10-03)


En cambio, hay ocasiones en donde podemos permitir el acceso al documento a algunas personas, pero a otras no. Por ejemplo, si estoy desarrollando el proyecto ultrasecreto de márketing de la compañía, tal vez deba compartirlo con mi jefe inmediato, quien le va a vender la idea al director general y éste a los inversionistas alemanes, pero eso sí, ni de broma debo mostrarle siquiera la mitad de un párrafo a los envidiosos compañeros de la oficina que están celosos porque dicho plan me lo encargaron a mí. Por tanto, para tener un acceso diferenciado a un documento, usamos "Restringir permisos por persona", aunque para ello debe tener instalada la versión más reciente del administrador de permisos de Microsoft, que se puede descargar por internet.

(v10-04)

Sin embargo, si el acceso de terceras personas al documento es muy grande, lo que hace imposible administrar los accesos al mismo particularizando a cada usuario, entonces la alternativa es usar la opción "Restringir edición", lo que nos lleva al mismo panel que ya habíamos estudiado en el apartado 9.2.6.

(v10-05)


Sin embargo, llegará el día en que su brillante y estratégico plan de ventas internacional, plasmado en un sesudo documento de Word, deba ser conocido por todos y como el dueño de la compañía, codo que es, no quiere imprimir cien juegos, de mil páginas cada uno -ya que usted demostró su enorme capacidad de síntesis al elaborarlo-, entonces deberá asegurarse que nadie quiera presentarlo como suyo, robándole sus brillantes e inspiradoras ideas, y para ello podrá firmarlo. De modo electrónico, por supuesto.
La firma digital o electrónica funciona como un símil de las firmas que plasmamos con un bolígrafo en papel. Es decir, se trata de un elemento difícil de falsificar que certifica nuestra identidad. En este caso, en un documento de Word. A su vez, su contrapartida consiste en que no hay renuncia a la firma digital. Es decir, quien plasma su firma digital en un documento, no puede negar que dicho documento es de su autoría. Obviamente, también certifica que el documento no sufrió modificaciones desde su firma.
Más allá de bromas, en algunos ámbitos de negocios en internet, cada vez más frecuentes, puede ocurrir que la firma digital de un documento de Word tenga implicaciones legales de diverso tipo, como la obligatoriedad en el cumplimiento de un contrato que dos partes contraen en línea. En esos casos, es necesario que alguien certifique la autenticidad de la firma digital. En Estados Unidos existen muchas empresas dedicadas precisamente a temas de seguridad en operaciones en Internet y con las cuales se puede adquirir una identidad digital que permita estampar firmas digitales reconocidas por contrapartes con las que se esté tratando. Una empresa de ese tipo es VeriSign, por ejemplo. También existe la posibilidad de que usted cree su propia identidad digital. Obviamente, la credibilidad de su firma dependerá de con quién trate (sus amigos, familiares y conocidos o socios), pero tal vez eso sea suficiente para los fines de su documento. En otros casos, tal vez tenga que establecer primero quién va a certificar la autenticidad de la firma con quienes esté negociando un documento que va a firmarse digitalmente, por lo que es probable que usted o su empresa deban obtener diversas identidades digitales para satisfacer los requerimientos de clientes o proveedores internacionales. En cualquier caso, el botón "Proteger documento" incluye la opción "Agregar una firma digital"

V10-06

Finalmente, decía Jorge Luis Borges (no José Luis Borgues, que no era peruano, ni premio nobel de física, ni tenía parentesco con la gran escritora Sara Mago, como decían los burros que se autodenominaban "pareja presidencial") que los textos nunca se terminan, sino que, simplemente, se abandonan. Obviamente se refería a textos literarios, un cuento o una novela por ejemplo, a la que su autor(a) siempre podrá encontrarle una frase que modificar o una coma que agregarle. Pero usted, tarde o temprano, deberá decidir cuándo su documento está listo para ser decretado como "versión final", lo que lo convertirá en un documento de sólo lectura.


V10-07


10.1.4 Comprobación de problemas

En versiones anteriores de Word, los documentos solían contener datos que no estaban siempre a la vista de los usuarios, pero que ofrecían información adicional a quien supiera buscarlos. Se trataba pues de metadatos, como comentarios al documento, las propiedades que acabamos de mencionar y algunos más. Tal vez haya empresas interesadas en dar a conocer algún informe, pero no así la discusión, reflejada en comentarios al documento, que su elaboración suscitó. Para casos como éstos, raros pero no del todo improbables, el menú "Información" tiene una opción que nos permite inspeccionar todos los metadatos para tomar las precauciones de discrecionalidad debidas llamado "Inspeccionar documento".

(v10-08)

En este mismo botón se han añadido funciones para resolver otro tipo de problemas. El segundo de ellos es el de la accesibilidad del documento. Por ejemplo, algunas personas con debilidad visual pueden utilizar programas que sirven para leer el documento, es decir, para convertirlos en audio. Si su documento tuviera elementos que dificultaran dicha lectura, esta opción advertiría sobre dichos problemas.


(v10-09)
Finalmente, este botón incluye también una opción que sirve para determinar si su documento contiene elementos que no son compatibles con versiones anteriores de Word, lo cual es relevante si usted va a compartir ese documento con otras personas e ignora la versión del programa que están utilizando.

(V10-10)



10.1.5 Versiones

Si por algún accidente, como una falla en el suministro eléctrico, se apagó su computadora sin que usted pudiera guardar su documento, el botón "Versiones" le permite intentar rescatarlo utilizando la última versión autoguardada. Como comprenderá, hay algunas ocasiones en las que esto, literalmente, nos salva la vida. Cabe advertir, sin embargo, que este método no es garantía de que realmente pueda rescatar información. A veces puede ocurrir que no rescatemos nada de nuestros documentos.

(v10-11)



10.2 Guardar y enviar

A diferencia de las antiguas versiones de Word, en donde simplemente teníamos las opciones "Guardar" y "Guardar cómo" donde nos limitábamos a grabar nuestros documentos en disco, ahora Word no sólo pone a nuestra disposición la posibilidad de grabar nuestro documento sino además distribuirlo por medios electrónicos e incluso con diversos formatos.

10.2.1 Enviar mediante correo electrónico

El botón "Enviar por correo electrónico" tiene a su vez varias opciones. La primera de ellas adjunta el documento en un mensaje de correo electrónico utilizando el programa Outlook. La segunda envía el documento como un vínculo. Esto quiere decir que el documento debe ser guardado en algún servidor de red o en alguna ubicación de Internet, de modo que el mensaje simplemente incluye la dirección de red que da acceso a dicho documento.
La tercera opción "Enviar como PDF" convierte al documento en un archivo PDF y, al igual que en el primer caso, lo adjunta en un mensaje de Outlook. El formato PDF es muy común en Internet y se utiliza para distribuir electrónicamente documentos sin que éstos pierdan sus características de formato independientemente de la máquina y el sistema en el que se abran. Para su lectura suele utilizarse el programa Acrobat Reader, aunque no es el único programa disponible para esa tarea.
Los documentos XPS son la versión de los PDF de Microsoft, aunque no son tan populares como éstos.
Finalmente, la última opción requiere una suscripción a alguna empresa de envíos de Fax por Internet. Tal cosa es necesaria si queremos que realmente el documento se imprima en máquinas de Fax convencionales. Si usted manda un número de faxes que justifique tal suscripción, entonces deberá buscar un proveedor por Internet, de lo contrario imprima su documento y comience a levantar la bocina de su fax.

(v10-12)


10.2.2 Guardar en la Web
La segunda opción del menú "Guardar y enviar" nos permite grabar nuestro documento en una unidad "Skydrive" de nuestra cuenta de Windows Live, que es la que utilizamos, por ejemplo, cuando conversamos con Messenger. En dicha cuenta podemos grabar nuestro documento de modo que sólo nosotros tengamos acceso a él o podemos definir qué usuarios, entre nuestra lista de amigos, pueden descargarlo. 

(v10-13)

10.2.3 Guardar en SharePoint

Las ubicaciones SharePoint también permiten grabar nuestro archivo en un servidor de red pero con un acceso que permite utilizarlo en ambientes colaborativos. Los documentos utilizados en estos casos suelen ser desarrollados y supervisados por equipos de trabajo que utilizan las características de SharePoint, las cuales deben instalarse y configurarse por administradores de red.
10.2.4 Publicar como entrada de blog

Desde mi punto de vista, la novedad más interesante de esta versión de Word es su capacidad para integrar los documentos en un blog de internet automáticamente. Como se sabe, los blogs son diarios digitales públicos que la gente coloca y mantiene en internet. Algunos de ellos tan bien elaborados y con contenidos tan interesantes que han convertido en verdaderas celebridades a sus creadores. Al revés, hay celebridades, sobre todo del mundo corporativo, que han tenido que crear y mantener blogs como medios de comunicación de sus empresas y de sí mismos con el mundo. Los blogs pues son un fenómeno ya no tan reciente pero interesante de Internet en donde cualquiera (o casi cualquiera) puede decir lo que quiera (o casi lo que quiera) a todo el mundo (o casi todo el mundo) por internet. Y es que los casi tienen que ver con las reglas de los blogs mismos, pero también con las legislaciones de cada país y con lo que es ética y políticamente correcto decirle a la humanidad, pues el riesgo es que vengan los encargados de albergar el blog y lo cierren. En China, por ejemplo, el gobierno mantiene una estricta vigilancia de los blogs de sus ciudadanos y mantiene una férrea censura sobre sus contenidos. En otros casos, no están permitidos los blogs que promuevan la violencia, el odio racial, la discriminación, la pederastia y toda la serie de actividades que el grueso de los seres humanos consideramos como criminales. Obviamente, si usted tiene opiniones inteligentes sobre muchos temas y tiene necesidad de darlas a conocer, siéntase libre de crear su propio blog y luego mantenerlo actualizado con Word, como lo hace mi hermano Agustín con su blog:

http://eltianguisbloguero.blogspot.com

En el cual añadimos entradas de vez en cuando. Están, por supuesto, invitados a leerlo.

10.2.5 Tipos de archivo

Finalmente, en el menú "Guardar y enviar" encontramos una sección para grabar nuestro documento con formatos distintos. Esta es una opción redundante respecto a la que encontramos en el cuadro de diálogo del menú "Guardar cómo". Como siempre, un video nos permitirá exponer esta redundancia de modo más claro.

10.3 Imprimir

La impresión de nuestro documento sería otra manera de dar por terminado nuestro trabajo en Word. Ya habíamos comentado al inicio que las posibilidades de este programa combinadas con una impresora de buena calidad pueden darnos documentos con una presentación impecable.
Al pulsar en la opción "Imprimir" del menú "Archivo" podemos ver que nuestra interfaz se divide en dos secciones. La de la derecha es una vista preliminar de la página actual de nuestro documento, es decir, una vista de cómo quedaría ya impresa. A su vez, la sección de la izquierda nos da acceso a los distintos parámetros de configuración necesarios para ajustar dicha impresión: la impresora a utilizar, el rango de páginas a imprimir, la orientación y tamaño del papel y otros elementos que ya habíamos estudiado al inicio de esta guía, en el apartado 3.1.
Finalmente, lo que resta es indicar cuántas copias deseamos generar y pulsamos el botón imprimir.

9.2.2 Comentarios al documento

Los comentarios al documento son como las notas al calce que alguna vez todos (o casi todos) hemos puesto en algún libro. La cantidad de cosas que podemos poner en un comentario no tiene límite, puede ser una frase para llamar la atención sobre la redacción, sobre el uso de las palabras, sobre la necesidad de extenderse en un tema o cualquier cosa que se le ocurra. Obviamente, si llenamos un documento (nuestro o de otras personas) de comentarios, después debe ser posible borrarlos y moverse entre ellos.
Búsqueda personalizada
© Luis Manuel González Nava. Diciembre-2009. Todos los derechos reservados. Prohibida la reproducción por cualquier medio.