Quien realmente se haya dado a la tarea de escribir un documento profesional extenso, tal como un informe, un ensayo, una tesis o algo similar, sabe que hay múltiples trabajos aledaños al mismo que es muy tedioso elaborar a mano, por decirlo así. Por ejemplo, intentar ajustar el texto de una página para ir colocando hasta abajo un párrafo que corresponda a un pie de página es un verdadero infierno (por lo menos lo era cuando usábamos máquinas de escribir), sobre todo si dicho pie de página requiere irse redactando conforme avanzamos simultáneamente en nuestro documento. Añadir un segundo pie de página y hacer que coincida en la misma página es un asunto algo menos que imposible. Y lo mismo ocurre con la construcción de un índice, la elaboración de citas y bibliografía final, etcétera. Para ello, Word incluye herramientas con las que, por ejemplo, automáticamente podemos ir marcando texto para que pase a formar parte de una tabla de contenido, para ajustar los párrafos en las páginas para dar cabida automática para las notas al pie y para administrar las entradas de un índice o de una tabla de ilustraciones, entre otras posibilidades.
A su vez, el retoque final de un documento siempre pasa por una última revisión de ortografía y gramática y, cuando su elaboración dependió de más de una persona, de los cambios en la redacción propuestos por los participantes.
Tanto para las tareas de revisión del documento, como para las de elaboración de elementos adicionales (índices, tablas y demás), tenemos dos fichas importantes que estudiaremos en los siguientes apartados, "Referencias" y "Revisar".

9.1 Referencias

Bajo el rubro "Referencias" se colocaron todas las herramientas que permiten la organización y administración de la estructura de un documento, como su índice o su bibliografía final. Veamos sus herramientas.

9.1.1 Tabla de contenido

La tabla de contenido suele ser la lista de títulos de los capítulos de un libro. Una tabla de resumen de contenido mostrará sólo el título de cada capítulo, una tabla de contenido más detallada puede mostrar los subcapítulos y, si los tiene, sus diversos apartados o numerales, lo cual es muy propio de los ensayos, manuales técnicos o materiales científicos.
Como la elaboración de un documento extenso es algo dinámico, puede ocurrir que un capítulo cambie de nombre, desaparezca o bien cambie de lugar. Si a cada cambio tuviéramos que reelaborar a mano la tabla de contenido, tendríamos aquí una tediosa tarea que los programadores de Word convirtieron en un proceso casi automático. Basta con crear una tabla de contenido en una posición específica del documento (suele ir al inicio de los libros), luego marcar el texto que deseamos forme parte de dicha tabla (títulos, subtítulos, apartados, etcétera) y, al final, cuando el documento ya no va a sufrir ningún cambio, actualizar la tabla.
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© Luis Manuel González Nava. Diciembre-2009. Todos los derechos reservados. Prohibida la reproducción por cualquier medio.