En ciertos casos es necesario crear un documento para que sea enviado a muchas personas. Y ocurre también que aunque el contenido es el mismo para cada destinatario, hay que agregar algunos datos propios de quien lo recibe. Una tarea de esta naturaleza (escribir un documento y luego ir cambiando los nombres y direcciones u otros datos de los destinatarios) sería lento y, con mucha probabilidad, conduciría a errores. Por ello Word incluye la posibilidad de crear un documento genéricamente llamado "carta modelo" en donde dejamos, por decirlo así, el "espacio" en donde irán datos personalizados para que éstos se llenen automáticamente. En otras palabras, escribimos nuestra carta modelo indicando los lugares en donde se insertará información personalizada de una fuente de datos que debemos crear. Después se combinan ambos documentos dando como resultado las cartas personalizadas deseadas.
Revisemos el proceso paso a paso. Usaremos consecutivamente las herramientas de la ficha correspondencia para crear una carta modelo para notificar a los integrantes de una caja de ahorro sobre los resultados financieros de su dinero.
Supongamos en primer lugar la siguiente hoja de cálculo:
Podemos suponer que el cuadro anterior se hizo en Excel porque podría ser la síntesis de muchas otras hojas de cálculo relacionadas, cada una de las cuales llevando un estado de cuenta de los depósitos de cada persona, su saldo acumulado, la tasa de interés a la que se invirtió su dinero y el total devengado en intereses. Una aplicación de esta naturaleza puede hacerse en tablas de Word, por supuesto, aún incluyendo sus cálculos, pero tendría dos inconvenientes básicos: a) sería muy complicado el desarrollo de sus fórmulas y estás no tendrían actualización automática al cambiar algún valor y, b) no habría manera de enlazar unas tablas con otras para crear el cuadro de síntesis que se muestra en este ejemplo. Por tanto, la ventaja de usar un archivo de Excel como fuente de datos de una carta modelo es que así podemos aprovechar la capacidad de cálculo de este programa, así como aprovechamos la capacidad de Word como procesador de palabras. Ahora supongamos que tenemos la siguiente carta.
Búsqueda personalizada
© Luis Manuel González Nava. Diciembre-2009. Todos los derechos reservados. Prohibida la reproducción por cualquier medio.