Finalmente, decía Jorge Luis Borges (no José Luis Borgues, que no era peruano, ni premio nobel de física, ni tenía parentesco con la gran escritora Sara Mago, como decían los burros que se autodenominaban "pareja presidencial") que los textos nunca se terminan, sino que, simplemente, se abandonan. Obviamente se refería a textos literarios, un cuento o una novela por ejemplo, a la que su autor(a) siempre podría encontrarle una frase que modificar o una coma que agregarle. Pero usted, tarde o temprano, deberá decidir cuándo su documento está listo para ser decretado como "versión final", lo que lo convertirá en un documento de sólo lectura.

















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10.1.4 Comprobación de problemas

En versiones anteriores de Word, los documentos solían contener datos que no estaban siempre a la vista de los usuarios, pero que ofrecían información adicional a quien supiera buscarlos. Se trataba pues de metadatos, como comentarios al documento, las propiedades que acabamos de mencionar y algunos más. Tal vez haya empresas interesadas en dar a conocer algún informe, pero no así la discusión, reflejada en comentarios al documento, que su elaboración suscitó. Para casos como éstos, raros pero no del todo improbables, el menú "Información" tiene una opción que nos permite inspeccionar todos los metadatos para tomar las precauciones de discrecionalidad debidas llamado "Inspeccionar documento".

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En este mismo botón se han añadido funciones para resolver otro tipo de problemas. El segundo de ellos es el de la accesibilidad del documento. Por ejemplo, algunas personas con debilidad visual pueden utilizar programas que sirven para leer el documento, es decir, para convertirlos en audio. Si su documento tuviera elementos que dificultaran dicha lectura, esta opción advertiría sobre dichos problemas.


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Finalmente, este botón incluye también una opción que sirve para determinar si su documento contiene elementos que no son compatibles con versiones anteriores de Word, lo cual es relevante si usted va a compartir ese documento con otras personas e ignora la versión del programa que están utilizando.

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10.1.5 Versiones

Si por algún accidente, como una falla en el suministro eléctrico, se apagó su computadora sin que usted pudiera guardar su documento, el botón "Versiones" le permite intentar rescatarlo utilizando la última versión autoguardada. Como comprenderá, hay algunas ocasiones en las que esto, literalmente, nos salva la vida. Cabe advertir, sin embargo, que este método no es garantía de que realmente pueda rescatar información. A veces puede ocurrir que no rescatemos nada de nuestros documentos.

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10.2 Guardar y enviar

A diferencia de las antiguas versiones de Word, en donde simplemente teníamos las opciones "Guardar" y "Guardar cómo" donde nos limitábamos a grabar nuestros documentos en disco, ahora Word no sólo pone a nuestra disposición la posibilidad de grabar nuestro documento sino además distribuirlo por medios electrónicos e incluso con diversos formatos.

10.2.1 Enviar mediante correo electrónico

El botón "Enviar por correo electrónico" tiene a su vez varias opciones. La primera de ellas adjunta el documento en un mensaje de correo electrónico utilizando el programa Outlook. La segunda envía el documento como un vínculo. Esto quiere decir que el documento debe ser guardado en algún servidor de red o en alguna ubicación de Internet, de modo que el mensaje simplemente incluye la dirección de red que da acceso a dicho documento.
La tercera opción "Enviar como PDF" convierte al documento en un archivo PDF y, al igual que en el primer caso, lo adjunta en un mensaje de Outlook. El formato PDF es muy común en Internet y se utiliza para distribuir electrónicamente documentos sin que éstos pierdan sus características de formato independientemente de la máquina y el sistema en el que se abran. Para su lectura suele utilizarse el programa Acrobat Reader, aunque no es el único programa disponible para esa tarea.
Los documentos XPS son la versión de los PDF de Microsoft, aunque no son tan populares como éstos.
Finalmente, la última opción requiere una suscripción a alguna empresa de envíos de Fax por Internet. Tal cosa es necesaria si queremos que realmente el documento se imprima en máquinas de Fax convencionales. Si usted manda un número de faxes que justifique tal suscripción, entonces deberá buscar un proveedor por Internet, de lo contrario imprima su documento y comience a levantar la bocina de su fax.

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10.2.2 Guardar en la Web

La segunda opción del menú "Guardar y enviar" nos permite grabar nuestro documento en una unidad "Skydrive" de nuestra cuenta de Windows Live, que es la que utilizamos, por ejemplo, cuando conversamos con Messenger. En dicha cuenta podemos grabar nuestro documento de modo que sólo nosotros tengamos acceso a él o podemos definir qué usuarios, entre nuestra lista de amigos, pueden descargarlo. 

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10.2.3 Guardar en SharePoint

Las ubicaciones SharePoint también permiten grabar nuestro archivo en un servidor de red pero con un acceso que permite utilizarlo en ambientes colaborativos. Los documentos utilizados en estos casos suelen ser desarrollados y supervisados por equipos de trabajo que utilizan las características de SharePoint, las cuales deben instalarse y configurarse por administradores de red.

10.2.4 Publicar como entrada de blog

Desde mi punto de vista, la novedad más interesante de esta versión de Word es su capacidad para integrar los documentos en un blog de internet automáticamente. Como se sabe, los blogs son diarios digitales públicos que la gente coloca y mantiene en internet. Algunos de ellos tan bien elaborados y con contenidos tan interesantes que han convertido en verdaderas celebridades a sus creadores. Al revés, hay celebridades, sobre todo del mundo corporativo, que han tenido que crear y mantener blogs como medios de comunicación de sus empresas y de sí mismos con el mundo. Los blogs pues son un fenómeno ya no tan reciente pero interesante de Internet en donde cualquiera (o casi cualquiera) puede decir lo que quiera (o casi lo que quiera) a todo el mundo (o casi todo el mundo) por internet. Y es que los casi tienen que ver con las reglas de los blogs mismos, pero también con las legislaciones de cada país y con lo que es ética y políticamente correcto decirle a la humanidad, pues el riesgo es que vengan los encargados de albergar el blog y lo cierren. En China, por ejemplo, el gobierno mantiene una estricta vigilancia de los blogs de sus ciudadanos y mantiene una férrea censura sobre sus contenidos. En otros casos, no están permitidos los blogs que promuevan la violencia, el odio racial, la discriminación, la pederastia y toda la serie de actividades que el grueso de los seres humanos consideramos como criminales. Obviamente, si usted tiene opiniones inteligentes sobre muchos temas y tiene necesidad de darlas a conocer, siéntase libre de crear su propio blog y luego mantenerlo actualizado con Word, como lo hace mi hermano Agustín con su blog:

http://eltianguisbloguero.blogspot.com

En el cual añadimos entradas de vez en cuando. Están, por supuesto, invitados a leerlo.

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10.2.5 Tipos de archivo

Finalmente, en el menú "Guardar y enviar" encontramos una sección para grabar nuestro documento con formatos distintos. Esta es una opción redundante respecto a la que encontramos en el cuadro de diálogo del menú "Guardar cómo". Como siempre, un video nos permitirá exponer esta redundancia de modo más claro.

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10.3 Imprimir

La impresión de nuestro documento sería otra manera de dar por terminado nuestro trabajo en Word. Ya habíamos comentado al inicio que las posibilidades de este programa combinadas con una impresora de buena calidad pueden darnos documentos con una presentación impecable.
Al pulsar en la opción "Imprimir" del menú "Archivo" podemos ver que nuestra interfaz se divide en dos secciones. La de la derecha es una vista preliminar de la página actual de nuestro documento, es decir, una vista de cómo quedaría ya impresa. A su vez, la sección de la izquierda nos da acceso a los distintos parámetros de configuración necesarios para ajustar dicha impresión: la impresora a utilizar, el rango de páginas a imprimir, la orientación y tamaño del papel y otros elementos que ya habíamos estudiado al inicio de esta guía, en el apartado 3.1.
Finalmente, lo que resta es indicar cuántas copias deseamos generar y pulsamos el botón imprimir.

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10.1.4 Comprobación de problemas

En versiones anteriores de Word, los documentos solían contener datos que no estaban siempre a la vista de los usuarios, pero que ofrecían información adicional a quien supiera buscarlos. Se trataba pues de metadatos, como comentarios al documento, las propiedades que acabamos de mencionar y algunos más. Tal vez haya empresas interesadas en dar a conocer algún informe, pero no así la discusión, reflejada en comentarios al documento, que su elaboración suscitó. Para casos como éstos, raros pero no del todo improbables, el menú "Información" tiene una opción que nos permite inspeccionar todos los metadatos para tomar las precauciones de discrecionalidad debidas llamado "Inspeccionar documento".
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